Desafio (antes)

Na Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS), a gestão de editais vinculados à Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) enfrentava desafios significativos de organização, controle e produtividade. O antigo modelo de operação era altamente dependente de planilhas eletrônicas, formulários físicos e comunicações via e-mail — elementos que, embora úteis em contextos pontuais, não atendiam às necessidades de escalabilidade, rastreabilidade e segurança exigidas por uma instituição pública em expansão…

Os processos seletivos, como os editais de extensão (a exemplo do PIBEX e outros), envolviam diversas etapas críticas: publicação de editais, recebimento de inscrições, análise documental, seleção de projetos, emissão de pareceres, controle de pagamentos de bolsistas, além da comunicação com os proponentes. Cada uma dessas fases apresentava vulnerabilidades que iam desde extravios de arquivos até a dificuldade de gerar relatórios consolidados para prestação de contas.

Além disso, os servidores envolvidos no processo relataram sobrecarga, dificuldade de padronização e necessidade constante de retrabalho. A falta de integração entre as áreas técnicas e administrativas comprometia o fluxo das ações, limitando o crescimento do programa de extensão da universidade.

Solução Netra

Com base em um diagnóstico aprofundado, a Netra propôs a reformulação completa do SISTEX — Sistema de Extensão Universitária. O projeto envolveu a reengenharia de processos internos da PROEX, o redesenho da experiência dos usuários (servidores, professores e bolsistas), e a construção de um novo sistema totalmente adaptado às necessidades reais da instituição.

A nova solução foi pensada como uma plataforma centralizadora de todas as etapas dos editais, com fluxos claros, automatizações seguras e relatórios gerenciais. A seguir, algumas das principais funcionalidades integradas ao novo SISTEX:

• Cadastro e gestão de editais com cronograma completo 
• Módulo de inscrição online para proponentes e envio de projetos 
• Análise automatizada de critérios eliminatórios 
• Avaliação de mérito com acesso restrito a pareceristas 
• Emissão de pareceres e atas automatizadas 
• Controle de bolsistas, valores pagos, frequência e relatórios de execução 
• Painel de indicadores para gestão e tomada de decisão 
• Mecanismos de notificação automática para usuários e gestores 
• Exportação de relatórios financeiros e operacionais para auditoria 

A interface foi desenhada para ser intuitiva e responsiva, garantindo acessibilidade em múltiplos dispositivos. O sistema foi construído sobre princípios de segurança da informação e alinhado à LGPD, com controle de perfis, logs e criptografia dos dados.

Impacto

A implantação do novo SISTEX na UEFS trouxe uma verdadeira revolução na gestão dos editais de extensão. As melhorias foram percebidas de forma imediata pelos usuários internos e externos, promovendo eficiência, confiabilidade e transparência.

Principais resultados obtidos:

• Redução do retrabalho: as funcionalidades automatizadas, como validação de campos e integração entre etapas, reduziram em mais de 70% o tempo de execução das atividades operacionais da equipe da PROEX.

• Eficiência no controle de pagamentos: o módulo de gestão de bolsistas permitiu o cruzamento de dados financeiros e acadêmicos, otimizando o fluxo de liberação de bolsas e evitando pagamentos indevidos.

• Relatórios com valor estratégico: antes realizados manualmente e com alto risco de erro, os relatórios para prestação de contas, relatórios de execução e acompanhamento de metas passaram a ser gerados automaticamente com dados consistentes e auditáveis.

• Participação ampliada: com inscrições 100% online e maior clareza na divulgação das etapas, a participação de proponentes cresceu, tornando o processo mais democrático e acessível.

• Melhoria da imagem institucional: a transparência e profissionalismo trazidos pelo sistema fortaleceram a credibilidade da universidade junto à comunidade acadêmica e aos órgãos de controle.

• Satisfação dos usuários: tanto os servidores da PROEX quanto os professores e bolsistas avaliaram positivamente a nova solução, destacando a facilidade de uso e a agilidade na resposta às demandas.

Além dos resultados operacionais, o SISTEX passou a ser um case interno de inovação institucional, inspirando outras pró-reitorias a buscar soluções tecnológicas semelhantes, baseadas na escuta ativa, foco no usuário e planejamento digital.

Conclusão

O novo SISTEX representa mais do que uma modernização tecnológica — ele é reflexo de um novo modelo de gestão universitária, baseado em dados, processos estruturados e foco em resultado. Ao promover uma transformação digital centrada na experiência dos usuários e na eficiência dos fluxos internos, a Netra fortaleceu a capacidade da UEFS de conduzir seus programas de extensão com profissionalismo, clareza e inovação.

Esse case mostra como a tecnologia, quando aplicada com propósito e em diálogo com quem está na linha de frente, é capaz de gerar impactos reais. O SISTEX passou a ser parte essencial da infraestrutura de gestão da universidade e abre caminho para novas soluções integradas que garantam o crescimento sustentável da educação pública.

Para a Netra, entregar um projeto como este é reafirmar seu compromisso com a transformação do setor público — sempre com foco em soluções feitas por pessoas, para pessoas.