Desafio (antes)

Antes da implementação do novo sistema PGDP, a gestão de pessoas na Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS) enfrentava uma série de dificuldades operacionais e estruturais. As informações dos servidores estavam dispersas em planilhas, documentos físicos e arquivos digitais não padronizados. A ausência de uma base única de dados impossibilitava análises mais aprofundadas e dificultava a tomada de decisões estratégicas sobre carreira, alocação de pessoal, aposentadorias, progressões e outros aspectos da vida funcional.

O processo de atendimento a demandas funcionais também era moroso. Um simples acesso ao histórico de um servidor exigia busca manual em diversos arquivos e conferência de documentos físicos, o que, além de consumir tempo e esforço, expunha a instituição a riscos de erro e inconsistência de dados.

Além disso, faltava à instituição um instrumento gerencial capaz de fornecer indicadores e relatórios confiáveis, essenciais para o planejamento de recursos humanos e alinhamento com os órgãos de controle. A prestação de contas e o fornecimento de informações para auditorias ou consultas jurídicas também eram prejudicados pela fragmentação e pela ausência de padronização dos registros.

Solução Netra

A Netra desenvolveu um sistema de gestão funcional completo, customizado especialmente para a realidade da UEFS. O sistema PGDP (Programa de Gestão de Desenvolvimento de Pessoas) foi idealizado para centralizar, organizar e tornar acessível todas as informações relativas à vida funcional dos servidores da instituição.

A proposta envolveu desde a construção de um banco de dados unificado até a digitalização dos prontuários, passando pela modelagem de processos internos, interface amigável para os servidores da PGDP e mecanismos de segurança e auditoria.

Entre as funcionalidades incorporadas ao sistema estão:

• Cadastro completo de servidores ativos, inativos e pensionistas 
• Histórico funcional detalhado e atualizado em tempo real 
• Digitalização e associação de documentos ao prontuário do servidor 
• Emissão de relatórios gerenciais para planejamento e controle 
• Painel com indicadores para uso da reitoria e órgãos de controle 
• Controle de solicitações funcionais por tipo, prazo e situação 
• Permissões de acesso por perfil, garantindo segurança e rastreabilidade 

O sistema PGDP foi desenvolvido com base em frameworks modernos e arquitetura modular, o que permite sua manutenção e evolução contínuas. O projeto também incluiu o treinamento da equipe da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas, além de apoio no mapeamento dos processos e estruturação de um plano de mudança organizacional.

Impacto

A implantação do sistema PGDP representou um marco na modernização da gestão de pessoas na UEFS. Em poucos meses, os impactos foram evidentes, tanto para a equipe interna quanto para a alta gestão e os servidores atendidos.

Entre os principais benefícios alcançados, destacam-se:

• Redução de tempo nas consultas: o acesso ao histórico funcional de um servidor, que antes levava horas ou dias, passou a ser feito em segundos, com visualização clara e intuitiva.

• Aumento da confiabilidade dos dados: a base de dados unificada e as validações do sistema garantiram mais consistência e menor risco de erro nas informações gerenciais.

• Apoio à tomada de decisão: os relatórios e indicadores do sistema se tornaram referência para decisões sobre distribuição de carga horária, dimensionamento de equipes, controle de aposentadorias, concursos e movimentações internas.

• Padronização e rastreabilidade: todos os processos passaram a ser registrados com logs automáticos, facilitando a auditoria, o controle interno e a prestação de contas aos órgãos reguladores.

• Digitalização e sustentabilidade: a eliminação de documentos físicos liberou espaço físico e contribuiu com práticas sustentáveis, alinhadas à agenda ESG da universidade.

• Melhoria na prestação de serviços: o atendimento aos servidores passou a ser mais rápido, transparente e assertivo, gerando maior satisfação e fortalecendo a imagem institucional da PGDP.

Além dos ganhos operacionais, o sistema fortaleceu o papel estratégico da gestão de pessoas dentro da universidade, integrando sua atuação aos objetivos institucionais da UEFS. O PGDP também se tornou referência para outras instituições públicas que buscam modelos modernos e eficazes de gestão funcional.

Conclusão

A parceria entre a UEFS e a Netra na construção do sistema PGDP demonstrou que a transformação digital no setor público é possível, necessária e altamente impactante. Com um olhar atento às demandas reais, uma equipe técnica preparada e uma metodologia baseada na escuta ativa e na entrega incremental, foi possível criar uma solução que não apenas resolve problemas técnicos, mas reposiciona a área de gestão de pessoas como protagonista da evolução institucional.

O PGDP se tornou mais do que um sistema — tornou-se uma base de conhecimento, uma ferramenta de decisão e um novo modelo de gestão que pode ser replicado e evoluído continuamente. A jornada da UEFS serve de inspiração para outras instituições que desejam modernizar seus processos com inteligência, segurança e foco nas pessoas.

Com essa entrega, a Netra reforça seu compromisso de construir soluções digitais humanas, acessíveis e eficientes para a administração pública brasileira.